HaaziriProस्टाफ की हाज़िरी ऐप से कैसे लगाएं (Step-by-Step)
अगर आपके यहां अभी भी हाज़िरी रजिस्टर में लगती है, या सुपरवाइज़र WhatsApp पर "सब आ गए" लिख देता है, तो यह गाइड आपके लिए है। यहां हम step-by-step बताएंगे कि मोबाइल ऐप से स्टाफ की हाज़िरी कैसे लगाएं: signup से लेकर महीने के आखिर में Excel रिपोर्ट तक। उदाहरण के लिए हम HaaziriPro इस्तेमाल करेंगे, लेकिन ज़्यादातर बातें किसी भी selfie + GPS attendance app पर लागू होती हैं।
शुरू करने से पहले क्या तैयार रखें
- हर कर्मचारी का नाम और मोबाइल नंबर
- आपकी साइट (गोदाम, ऑफिस, दुकान, क्लाइंट हब) की Google Maps लोकेशन
- शिफ्ट के घंटे: कितने घंटे पर Full Day और कितने पर Half Day
- साप्ताहिक छुट्टी (जैसे रविवार) और साल की छुट्टियों की लिस्ट
कर्मचारियों के पास साधारण smartphone होना काफी है। कोई biometric मशीन नहीं चाहिए।
Step 1: Signup करें
haziripro.com पर जाकर signup फॉर्म भरें: कंपनी का नाम, आपका नाम, मोबाइल, ईमेल, कर्मचारियों की संख्या, शहर और admin password। 14 दिन का free trial मिलता है और कोई card नहीं मांगा जाता।
Step 2: अपना company code और लिंक समझें
हर कंपनी को अपना company code और अपना लिंक मिलता है, जैसे haziripro.com/c/CODE/। इसी लिंक पर आपके कर्मचारी, मैनेजर और admin लॉगिन करते हैं। आपकी कंपनी का नाम और logo दिखता है, और आपका डेटा दूसरी किसी कंपनी को नहीं दिखता। यह लिंक अपने स्टाफ के WhatsApp ग्रुप में भेज दें।
Step 3: साइट जोड़ें और radius सेट करें
Admin पैनल में साइट जोड़ते समय Google Maps का लिंक, Plus Code या lat/long पेस्ट करें। फिर radius तय करें, जैसे 200 मीटर। कर्मचारी सिर्फ इसी दायरे के अंदर से check-in कर पाएगा। बाहर से कोशिश करने पर ऐप बताता है कि वह साइट से कितनी दूर है और check-in नहीं होने देता।
टिप: बड़े गोदाम या टीन शेड के अंदर GPS थोड़ा कमज़ोर हो सकता है, इसलिए शुरुआत में radius थोड़ा बड़ा रखें। एक कर्मचारी को एक से ज़्यादा साइट भी दी जा सकती हैं, जो ड्राइवर और field staff के लिए काम का है। ज़्यादा जानकारी के लिए GPS attendance app पेज देखें।
Step 4: कर्मचारी और मैनेजर जोड़ें
हर कर्मचारी का नाम, मोबाइल नंबर और PIN डालें, और उसे उसकी साइट से जोड़ें। कर्मचारी मोबाइल नंबर (या ईमेल) और PIN से लॉगिन करेगा। जिन फ़ोन में fingerprint या face-lock है, उनमें वह भी चल जाता है, और PIN हमेशा backup के तौर पर काम करता है।
मैनेजर भी फ़ोन नंबर और PIN से लॉगिन करते हैं। मैनेजर को सिर्फ अपनी टीम दिखती है: आज कौन आया, कौन नहीं, कौन सी request pending है, और टीम की मासिक रिपोर्ट। इस तरह तीन लॉगिन बनते हैं: Employee, Manager और Admin।
Step 5: Full Day और Half Day के घंटे सेट करें
सेटिंग में तय करें कि कितने घंटे काम करने पर Full Day माना जाएगा (जैसे 6 घंटे) और कितने पर Half Day। इसके बाद हर दिन Full Day, Half Day या Absent अपने-आप लग जाता है, check-in और check-out के समय से। किसी को हाथ से कुछ भरना नहीं पड़ता। नियम कैसे तय करें, इस पर हमारी अंग्रेज़ी गाइड half day vs full day attendance rules पढ़ें।
Step 6: साप्ताहिक छुट्टी और holidays डालें
कंपनी के लिए weekly off (जैसे रविवार) और त्योहारों की holiday list डाल दें। इससे रविवार या छुट्टी वाले दिन किसी को Absent नहीं लगेगा। अगर कोई छुट्टी वाले दिन काम पर आता है, तो वह दिन भी गिना जाता है।
Step 7: कर्मचारी selfie से check-in कैसे करेगा
- कर्मचारी अपनी कंपनी का लिंक फ़ोन के browser में खोलता है। "Add to Home Screen" करने पर यह ऐप की तरह चलता है। Android ऐप भी उपलब्ध है।
- मोबाइल नंबर और PIN से लॉगिन करता है।
- साइट पर पहुंचकर Check-in दबाता है। सामने वाले कैमरे से live selfie ली जाती है। Gallery से फोटो नहीं डाली जा सकती।
- फोटो, समय और GPS लोकेशन अपने-आप सेव हो जाते हैं।
- काम खत्म होने पर इसी तरह Check-out करता है। Check-out के लिए ताज़ा और सटीक GPS लोकेशन चाहिए।
शिफ्ट के दौरान ही लोकेशन रिकॉर्ड होती है; check-out के बाद या छुट्टी के दिन कुछ भी track नहीं होता। Android ऐप में location permission "Allow all the time" रखने पर शिफ्ट के दौरान background में भी लोकेशन रिकॉर्ड होती रहती है। अगर कोई शिफ्ट खुली रह जाए, तो रात 12 बजे अपने-आप बंद हो जाती है और उस दिन check-out missing गिना जाता है। Selfie वाले हिस्से के बारे में और जानें: selfie attendance app।
Step 8: Leave, WFH और Regularize
कर्मचारी ऐप से ही Leave, WFH (work from home) या Regularize की request भेज सकता है। Regularize तब काम आता है जब किसी दिन फ़ोन बंद हो गया या check-in छूट गया; इसके साथ फोटो भी लगाई जाती है। मैनेजर या admin इसे approve करता है, और request आते ही मैनेजर को free push notification मिलता है। हर महीने कितनी leave या WFH मिलेगी, इसकी लिमिट भी आप तय कर सकते हैं।
हर कर्मचारी "Meri Attendance" कैलेंडर में अपना पूरा महीना देख सकता है: P, Half, Absent, Leave, WFH और Off। इससे सैलरी के समय "मेरी हाज़िरी गलत लगी" वाली बहस काफी कम हो जाती है।
Step 9: महीने के आखिर में Excel रिपोर्ट
महीना खत्म होने पर admin पैनल से एक क्लिक में Excel (XLSX) या CSV फ़ाइल डाउनलोड करें। इसमें हर कर्मचारी का P / Half / A / Leave / WFH का हिसाब, दिन-वार ग्रिड और साइट-वार रिपोर्ट होती है। यही फ़ाइल अपने accountant को दे दें। Excel और ऐप की पूरी तुलना यहां पढ़ें: Excel attendance sheet vs app।
कुछ ज़रूरी सलाह
- पहले दिन स्टाफ को 10 मिनट देकर खुद check-in करवाकर दिखाएं।
- साफ बता दें कि लोकेशन सिर्फ शिफ्ट के दौरान रिकॉर्ड होती है, उसके बाद नहीं।
- पहले एक-दो हफ्ते पुराना रजिस्टर भी साथ चलाएं और मिलान करें।
- ऐप Hinglish, English और हिंदी में चलता है, तो हर कर्मचारी अपनी भाषा चुन सकता है।
आज ही शुरू करें
सेटअप के लिए बस ऊपर की लिस्ट तैयार चाहिए। पहले एक साइट और कुछ कर्मचारियों से शुरू करें, फिर बाकी टीम जोड़ें। HaaziriPro में 14 दिन का free trial है: free trial शुरू करें, या पहले live demo admin पैनल (password Demo@2026) खोलकर देख लें कि सब कैसे दिखता है। हिंदी में और जानकारी के लिए हाज़िरी ऐप पेज देखें।